多すぎる残業を減らす方法・コツ・アイデアの取り組み7選

2020年11月18日

書いた人:TATSUO IYAMA

TATSUO Microsoft、KDDIのコールセンター(表彰歴)、ニフティクラウドやAndroidアプリの開発などIT歴20年。歌手はいだしょうこさんを絶賛。

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日本は残業が多いことで有名ですよね。

仕方なく残業している人もたくさんいると思います。

 

「心身ともに疲れた」

「非効率な業務にイライラする」

「ドラクエの発売日だから早く帰りたい!」

「自分の時間が取れない!」

 

残業に対してはさまざまな思いがあるでしょう。

大手口コミサイトVorkersによると日本の平均残業時間は47時間/月!

また、OECDのデータによると年間の労働時間は世界22位(1,680時間)です。

そして2018年度の国民一人あたりのGDPは世界で26位(39,306US$)。

日本にはまだ効率化できる余地があるはずです。

小学生だって夏休みの宿題の計画を立てて期限までに終わらせます。

この記事では残業を減らすヒントをまとめました。

会議室の使用時間の最小単位を決める【1時間は長すぎ】

会議

「会議室を使いたい」

あなたの会社では会議室を予約するときの最小単位はいくつですか?

最小単位が1時間の場合、ダラダラとムダな会議をすることになります。

15分ごとや30分ごとに設定できるようにするとよいでしょう。

また、部内・課内の全員が出席する必要はありません。

そもそも本当に必要な会議ですか?

よく考えて会議を設定しましょう。

スタンディングデスクを使う【作業スピードが12%~33%アップ】

スタンディングデスクを使った実験によると、座りながら作業するよりも立ちながら作業したほうが作業スピードが12%~33%もアップしたそうです。

座りながら作業するとどうしてもダラダラしてしまう傾向にあるようです。

一日中立ちっぱなしはつらいかも知れませんので会議のときだけ、集中したいときだけでもスタンディングデスクを使うとよいでしょう。



スタンディングデスクを使うと背筋が伸びて集中力がアップします。

「背筋を伸ばすと、脳が覚醒し、情報処理に必要な短期的な記憶力などが高まります。背筋を伸ばしたことで抗重力筋が働き、覚醒に作用するノルアドレナリンが脳内に分泌されるからです」

出典:ヘルスUP健康づくり

単純作業は外注する

クラウドソーシング

「どう考えても人手が足りない」

というケースもありますよね。

現代では派遣会社が増えてきたり、クラウドソーシングがポピュラーになりつつあります。

だれにでも出来そうな単純作業についてはアウトソーシング(外注)を検討しましょう。

単純作業を外注することで、自然と優先順位の高い業務に取り掛かれることになります。

人材派遣会社に問い合わせてみるとよいでしょう。

また、セキュリティの心配がない仕事なら在宅ワーカーを募集できるランサーズクラウドワークスもおすすめです。

仕事量が多ければ、上司に言おう

上司

割り振られた仕事量が多すぎる時は、上司に言いましょう。

伝えるべきポイント

  • 自分が今、どれだけ仕事を抱えているか
  • いつまでに何をしなければならないのか
  • どの仕事が間に合わないのか
  • どうすれば残業しないで済むか

もし相談しにくい雰囲気の会社なら、会社自体が間違っていますので、上司の上司、あるいは思い切って社長に直談判するのも手です。

あるいはさっさと見切りをつけて転職するのもアリでしょう。

残業の相談がしづらい環境ということは、日々の業務の悩みも解消できないし、改善提案も出せないから、発展しない企業なんですよね。

スケジュール管理を第一に考えよう

彼らは本当に今日中にやらなければならない仕事を集中しているので、残業をせずに定時に帰ることができるのです。

出典:「残業ゼロ」でハッピーに生きる

上司への交渉をするためにも、日ごろからスケジュール管理している必要があります。

すごく基本的なことなので、出来てる人も多いと思いますけど、ToDoリスト、作ってますか?

ToDoリストのポイント

  • 自分が今抱えている仕事のすべてを一覧化する
  • 期限ごとにまとめる
  • 並列作業できそうなものを見つける
  • 全体のパフォーマンスアップできそうな仕事を見つける

全体のパフォーマンスアップできそうな仕事っていうのは、例えばシステムの速度アップとか、テンプレートの作成、新人教育などですね。

「これを先にやれば他の作業もスムーズにできる!」

というものを見つけると、仕事が楽になります。

ToDoリストはバカが使うと逆効果になる【メリット・デメリット】

完璧を目指さなくていい。決めるのは上司

完璧を目指すよりまず終わらせろ

Done is better than perfect.

-マーク・ザッカーバーグ

フェイスブックの壁に貼ってある名言です。

自分の中で

「ここまでやらなくてはいけない」

と思っていても、いざ提出したら

「そこまでやらなくてもよかった」

っていうことが、意外にあります。

 

「この資料にグラフを付けたほうがいいだろう」

「色分けした方がいいだろう」

「画像を付けたほうがいいだろう」

 

意外にこういうことが不要だったりします。

必要最低限のことだけをやって、いったん提出してしまい、次の作業に取り掛かります。

まず終わらせる利点

全体像が見える

森

品質の最低ラインが80%、すべて最重要タスクだった場合を考えます。

【OK例】

仕事A 80% →報告

仕事B 80% →報告

仕事C 80% →報告

仕事D 80% →報告

仕事E 80% →報告

→最終報告

【NG例】

仕事A 100%

仕事B 100%

仕事C 100%

仕事D 100%

仕事E 0%

→最終報告のみ

ひじょうにシンプルなのですが、意外にできていない人もめずらしくありません。

残業をしたくなければ、カンペキを目指すのはやめましょう。

完成度を決めるのは上司

上司

自分の中で80%の完成度だと思っていたものが、上司の中では100%の完成度だったというものがあります。

逆に、自分の中で100%だと思っていたものが、上司の中では80%だったということもあります。

この場合は、無駄なことに力を入れています。

作業を早く終わらせるためにも、方向性を間違えないためにも、早めの作業、早めの報告が大切になります。

巧遅(こうち)は拙速(せっそく)に如(し)かず

《「文章軌範」有字集小序から》仕事の出来がよくて遅いよりは、出来はわるくとも速いほうがよい。

出典:コトバンク

並列作業をしよう

ビジネスマン

私が以前、社内SEで働いていた時の話です。

社員さんが使うパソコンの新規設定の時、いくつかのソフトをインストールします。

で、インストール作業って、待ち時間ありますよね?

ある社員が、待ち時間中、ボ~っと画面を見てたんですよ。

それで平気で残業していました。他人を巻き込んで。

並列で作業できることは同時進行しましょう。

いちどスタートボタンを押したら放置できる仕事を先にやっておくのはキホンですよ。

小学生でもわかることです。

残業しないってことは、全力で働いた証拠。フルマラソンと同じ

ゴールする人

フルマラソンの選手を見ていると、ゴールした後、倒れこんだりします。

その後は座り込んで、ずっと動けない状態が続きます。

これは42.195kmをベストパフォーマンスで走れるように、全力で走っているからですよね。

なぜか他の仕事になると

「全力を出し切る」

という考えが適用されません。不思議。

他の仕事でも8時間なら8時間、全力で体なり脳みそなりをフル活動させているなら、残業する体力は残っていないはずなんです。

結論

怒る人

残業は美徳じゃねえ!